Pertanyaan : 

1. pada saat akan penandatanganan surat perjanjian, direktur perusahaan membuat suarat kuasa kepada orang lain untuk penandatanganan surat perjanjian.. ini seperti apa prosedurnya pak?

2. Bagaimana kalau penerima kuasanya bukan pegawai tetap perusahaan pak? Jadi orang lain yang meminjam perusaah tersebut?

JAWABAN :

1. Bisa, Pak, direktur perusahaan dapat memberikan kuasa kepada orang lain untuk menandatangani Surat Perjanjian, tetapi penerima kuasanya tidak boleh sembarang orang. Yang perlu dijaga adalah kewenangan penerima kuasa harus sah, tertulis, dan dapat dibuktikan.

Dalam pedoman LKPP, kapasitas pihak Penyedia untuk mengikatkan diri dalam kontrak apabila dikuasakan dibuktikan sekurang-kurangnya dengan Surat Kuasa, bukti bahwa penerima kuasa merupakan pegawai tetap, dan KTP penerima kuasa. Ketentuan ini terdapat dalam pedoman pelaksanaan pengadaan melalui Penyedia dan juga ditegaskan dalam dokumen standar LKPP. Dalam Lampiran PerLKPP 12/2021 yang Bapak miliki juga disebutkan persyaratan: Akta Pendirian/perubahannya, Surat Kuasa apabila dikuasakan, bukti penerima kuasa merupakan pegawai tetap, serta KTP.

Jadi prosedur yang saya sarankan untuk PPK adalah sebagai berikut:

1. Minta Surat Kuasa asli atau dokumen elektronik yang sah dari Direktur. Surat kuasa sebaiknya bersifat khusus, bukan sekadar surat kuasa umum. Di dalamnya jelas menyebutkan kewenangan penerima kuasa untuk menandatangani kontrak paket tertentu, berikut nama paket, nomor paket/SPPBJ bila sudah ada, dan instansi pengguna.

2. Pastikan pemberi kuasa memang pihak yang berwenang mewakili perusahaan, berdasarkan akta pendirian dan akta perubahan terakhir. Ini penting. Jangan sampai yang memberikan kuasa justru direktur yang menurut akta tidak berwenang bertindak sendiri.

3. Pastikan penerima kuasa adalah pegawai tetap perusahaan. Minta bukti yang memadai, misalnya surat pengangkatan pegawai tetap atau dokumen kepegawaian lain yang dapat dipertanggungjawabkan.

4. Periksa identitas penerima kuasa, minimal KTP, dan cocokkan nama, NIK, serta tanda tangannya.

5. Masukkan dasar kuasa tersebut dalam bagian “Para Pihak” pada Surat Perjanjian. Pedoman penyusunan naskah perjanjian mensyaratkan identitas para pihak serta penjelasan bahwa masing-masing pihak bertindak untuk dan atas nama siapa dan berdasarkan kewenangan apa.

6. Lampirkan Surat Kuasa dan bukti pendukungnya sebagai bagian dokumen kontrak/arsip kontrak PPK. PPK menurut Perpres juga berkewajiban menyimpan dan menjaga keutuhan dokumen pelaksanaan kegiatan.

Contoh redaksi pada bagian pihak Penyedia dapat dibuat kira-kira:

“... selaku [jabatan], berdasarkan Surat Kuasa Direktur PT ABC Nomor ... tanggal ..., dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama PT ABC, selanjutnya disebut PENYEDIA.”

Yang perlu diperhatikan, Pak: jangan cukup menerima surat kuasa yang muncul mendadak saat hari penandatanganan tanpa verifikasi. PPK sebaiknya memastikan tiga hal: direktur pemberi kuasa sah menurut akta, penerima kuasa pegawai tetap, dan isi kuasa secara eksplisit mencakup kewenangan menandatangani kontrak tersebut.

Apabila tiga unsur itu terpenuhi, pada prinsipnya tidak perlu Direktur hadir dan menandatangani lagi, karena penerima kuasa menandatangani untuk dan atas nama badan usaha, bukan atas nama pribadi penerima kuasa.

Satu catatan penting: berdasarkan Perpres PBJ yang berlaku saat ini, Kontrak adalah perjanjian tertulis antara PA/KPA/PPK dengan Penyedia, dan PPK mempunyai kewenangan mengadakan serta menetapkan perjanjian dengan pihak lain sesuai pelimpahan kewenangannya. Jadi fokus PPK bukan semata-mata “harus Direktur yang tanda tangan”, melainkan apakah orang yang mewakili Penyedia mempunyai kapasitas hukum dan dasar kewenangan yang dapat dipertanggungjawabkan.

2. Kalau penerima kuasanya bukan pegawai tetap perusahaan, apalagi faktanya hanya “meminjam perusahaan” untuk mengerjakan paket, maka saya sarankan PPK jangan menerima kuasa tersebut untuk penandatanganan kontrak.

Alasannya cukup kuat. Dalam Lampiran Peraturan LKPP Nomor 12 Tahun 2021, kapasitas hukum pihak yang bertindak untuk badan usaha apabila dikuasakan dibuktikan antara lain dengan Surat Kuasa, bukti bahwa penerima kuasa merupakan pegawai tetap, dan KTP. Ketentuan serupa juga terdapat pada pedoman untuk Barang/Jasa Lainnya/Jasa Konsultansi Nonkonstruksi. Sampai saat ini PerLKPP 12/2021 masih menjadi rujukan pelaksanaan sepanjang belum diganti dan tidak bertentangan dengan Perpres 46/2025; hal ini juga ditegaskan dalam SE Kepala LKPP Nomor 1 Tahun 2025.

Yang lebih serius justru istilah “meminjam perusahaan”. Kalau maksudnya perusahaan A mengikuti pemilihan dan ditetapkan sebagai Penyedia, tetapi pekerjaan, pengendalian perusahaan, penandatanganan, dan pelaksanaan sebenarnya dilakukan oleh orang luar yang hanya memakai nama/legalitas perusahaan A, itu sudah bukan sekadar masalah administrasi surat kuasa. Penyedia yang ditetapkan dalam pengadaan adalah badan usaha tersebut dan berdasarkan Perpres, Penyedia bertanggung jawab atas pelaksanaan kontrak, kualitas, jumlah/volume, waktu, dan tempat penyerahan.

Karena itu saya membedakan dua keadaan.

Pertama, hanya persoalan kuasa. Direktur memang menjalankan perusahaan tersebut, perusahaanlah yang menjadi Penyedia dan bertanggung jawab, tetapi Direktur ingin menyuruh orang luar menandatangani kontrak. Dalam kondisi ini, karena orang luar tersebut bukan pegawai tetap, syarat untuk bertindak sebagai penerima kuasa dalam konteks dokumen pengadaan tidak terpenuhi. Solusinya paling aman adalah kontrak ditandatangani langsung oleh Direktur/pengurus yang berwenang menurut akta, atau oleh penerima kuasa yang memenuhi persyaratan.

Kedua, sebenarnya terjadi “pinjam bendera/pinjam perusahaan”. Misalnya Pak X bukan pegawai PT ABC, tetapi seluruh proses sejak penawaran, negosiasi, penandatanganan sampai pelaksanaan pekerjaan sesungguhnya dilakukan Pak X dengan memakai PT ABC. Ini jauh lebih berisiko. PPK perlu memastikan apakah data yang digunakan pada proses pemilihan benar-benar menggambarkan Penyedia yang sebenarnya. Bila terdapat dokumen atau keterangan yang palsu/tidak benar, konsekuensinya dapat masuk ke ranah sanksi pengadaan. PerLKPP Nomor 4 Tahun 2021, misalnya, memasukkan penyampaian dokumen atau keterangan palsu/tidak benar dalam keadaan yang dapat menjadi dasar proses Sanksi Daftar Hitam.

Jadi, dalam praktik saya sarankan PPK melakukan klarifikasi sebelum kontrak ditandatangani, bukan langsung menolak perusahaan. Minta Direktur hadir atau dilakukan klarifikasi resmi dan tanyakan: siapa sebenarnya yang mengikuti proses pemilihan; siapa yang menyiapkan penawaran; apa hubungan orang tersebut dengan perusahaan; apakah ia pegawai tetap; siapa yang akan mengendalikan pelaksanaan pekerjaan; dan apakah perusahaan mengakui serta bertanggung jawab penuh atas seluruh penawaran dan kontrak.

Apabila hasilnya ternyata penerima kuasa bukan pegawai tetap, tetapi perusahaan tetap nyata-nyata menjalankan pekerjaan, maka langkah paling sederhana adalah: jangan terima orang tersebut sebagai penandatangan kontrak; minta Direktur/pengurus sah perusahaan yang menandatangani.

Tetapi apabila klarifikasi menunjukkan perusahaan hanya “dipinjam namanya”, saya sarankan jangan buru-buru menandatangani kontrak. Buat berita acara klarifikasi dan evaluasi apakah fakta tersebut mempengaruhi keabsahan hasil pemilihan, kualifikasi, atau kebenaran dokumen Penyedia. Perpres 46/2025 tetap menempatkan prinsip akuntabel, profesional, dan pencegahan pertentangan kepentingan sebagai bagian penting tata kelola PBJ.

Contoh yang sederhana:

PT ABC menang tender. Direkturnya Pak Budi. Pak Andi bukan pegawai PT ABC dan sebenarnya pemilik pekerjaan secara informal. Pak Budi memberi Surat Kuasa kepada Pak Andi untuk tanda tangan kontrak.

Untuk PPK, kuasa kepada Pak Andi jangan diterima apabila Pak Andi tidak dapat dibuktikan sebagai pegawai tetap. Minta Pak Budi atau pengurus perusahaan yang sah menandatangani kontrak.

Apabila ternyata seluruh proses dan pelaksanaan memang milik Pak Andi sedangkan PT ABC hanya dipinjam namanya, PPK harus mendalami lebih lanjut, karena persoalannya bukan lagi sekadar surat kuasa.

Jadi kesimpulan praktisnya: “Surat Kuasa Direktur” tidak otomatis menyelesaikan masalah kewenangan. Dalam PBJ Pemerintah, yang perlu diverifikasi adalah siapa pemberi kuasa, status penerima kuasa, serta apakah badan usaha Penyedia itu sendiri benar-benar pihak yang menjalankan dan bertanggung jawab atas kontrak.