MERENCANAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH DENGAN UPAYA PENINGKATAN KUALITAS PERENCANAAN 

Salah satu tahapan penting dalam pengadaan barang/jasa pemerintah adalah perencanaan pengadaan. Mengapa demikian? Karena perencanaan pengadaan adalah tahap awal dari pengadaan barang/jasa yang akan menentukan tahap-tahap pengadaan selanjutnya. Perencanaan pengadaan yang akurat dan dilakukan dalam waktu yang cukup maka menjadi hal yang sangat penting dalam menghindari kesalahan-kesalahan fatal dalam perencanaan yang berpengaruh buruk pada proses pengadaan pada tahap selanjutnya. Kesalahan-kesalahan yang muncul pada tahapan perencanaan ini  pada akhirnya akan berakibat kepada tindakan-tindakan yang bertentangan dengan prinsip-prinsip pengadaan.

Peningkatan kualitas perencanaan pengadaan merupakan upaya yang sangat penting dalam pencapaian tujuan-tujuan pengadaan. Tujuan pengadaan meliputi : pengadaan yang menghasilkan value for money, peningkatan penggunaan produk dalam negeri, meningkatkan peran usaha mikro, kecil dan koperasi, meningkatkan pelaku usaha nasional, mendukung pelaksanaan penelitian dan pemanfaatan barang/jasa hasil penelitian, meningkatkan keikutsertaan industri kreatif, mewujudkan pemerataan ekonomi dan perluasan kesempatan usaha dan meningkatkan pengadaan yang berkelanjutan. Tujuan-tujuan pengadaan, terutama tujuan mewujudkan pemerataan ekonomi dan perluasan kesempatan usaha menjadi sangat relevan dalam menjawab isu-isu terakhir dinamika yang berkembang di masyarakat, yang apabila dapat terlaksana, maka akan menjadi kontribusi yang nyata dalam mereduksi gejolak sosial di masyarakat sebagaimana terjadi akhir-akhir ini di negara kita. Mencermati kondisi ini, pada tahapan penting ini, para pelaku pengadaan dituntut untuk berupaya optimalisasi pemahaman tugas dan kewenangannya masing-masing sehingga dapat menghasilkan sebuah perencanaan pengadaan yang matang, akurat dan akuntabel. Sebuah quote terkenal dari Benjamin Franklin dapat menggambarkan pentingnya perencanaan : If you fail to plan, you are planning to fail! atau Gagal Merencanakan sama dengan Merencanakan Kegagalan! 

Dengan demikian, tahapan perencanaan pengadaan dan kecakapan pelaku pengadaan di tahapan ini menjadi kunci keberhasilan untuk tahapan-tahapan pengadaan barang/jasa selanjutnya. 

Siapa saja pelaku pengadaan dalam Tahapan Perencanaan Pengadaan?

Pelaku Pengadaan dalam tahapan perencanaan pengadaan terdiri dari :

1)    Pengguna Anggaran (PA); dan

2)    Pejabat Pembuat Komitmen (PPK)

PA dapat mendelegasikan tugas dan kewenangan dalam Perencanaan Pengadaan kepada KPA.

PA/KPA atau PPK dalam menyusun Perencanaan Pengadaan dapat dibantu oleh Sumber Daya Pengelola Fungsi Pengadaan Barang/Jasa di lingkungan K/L/PD.

Apa saja yang harus dilakukan para pelaku pengadaan pada tahapan perencanaan pengadaan?

Para pelaku pengadaan yaitu PA dan PPK memiliki tugas dan kewenangannya masing-masing. Tugas dan kewenangan ini harus dapat difahami dan dilaksanakan dengan baik oleh masing-masing pelaku pengadaan pada tahapan ini agar tujuan pengadaan melalui peningkatan kualitas perencanaan pengadaan dapat tercapai. 

Tugas dan kewenangan PA pada tahapan perencanaan pengadaan adalah meliputi :

a.    Menetapkan Perencanaan Pengadaan;

b.    Menetapkan dan mengumumkan Rencana Umum Pengadaan (RUP); dan

c.     Melaksanakan konsolidasi Pengadaan Barang/Jasa

Apabila PA mendelegasikan tugas dan kewenangan perencanaan pengadaan kepada KPA, maka PA mendokumentasikan pendelegasian tersebut dalam surat Keputusan PA tentang pendelegasian kewenangan perencanaan pengadaan kepada KPA.

Sedangkan tugas PPK adalah melaksanakan penyusunan Perencanaan Pengadaan untuk tahun anggaran berikutnya sesuai kebutuhan K/L/PD yang tercantum dalam RKA K/L atau RKA PD. Jelas bahwa PPK mulai menyusun perencanaan pengadaan berdasarkan dokumen RKA, dalam konteks tahapan penganggaran pada APBN, PPK menyusun perencanaan pengadaan dapat dimulai bersamaan dengan pembahasan RUU APBN dan Nota Keuangan, sedangkan dalam konteks APBD, penyusunan perencanaan pengadaan oleh PPK dapat mulai bersamaan dengan Pembahasan Rancangan Perda tentang APBD dengan DPRD. Sebagai contoh untuk tahapan penyusunan APBD, pada kisaran bulan Juli-September ini telah selesai penyusunan RKA-SKPD dan dilanjutkan pada kisaran bulan Oktober-Nopember dilakukan Pembahasan dan Persetujuan Raperda APBD dengan DPRD, sehingga saat ini OPD harusnya sudah/sedang menyelesaikan penyusunan RKA-SKPD dan para PPK sudah dapat melakukan persiapan penyusunan perencanaan pengadaan untuk tahun depan. Dengan demikian, pada bulan Oktober-Nopember PPK sudah mulai menyusun perencanaan pengadaan. 

Dalam konteks APBD Berau Tahun 2026, pada saat ini telah sampai pada tahap Penetapan Kebijakan Umum Anggaran dan Prioritas Plafon (KUA-PPAS) Tahun 2026 dengan proyeksi Pendapatan senilai Rp. 4,182 Triliun, proyeksi belanja senilai Rp. 4,764 Triliun dan proyeksi pembiayaan senilai Rp. 581,17. Kesepakatan KUA-PPAS ini telah disepakati oleh DPRD bersama Bupati Berau di Ruang Rapat Komisi DPRD Kabupaten Berau pada tanggal 18 Agustus 2025, sehingga diharapkan bulan September ini SKPD telah selesai menyusun dokumen RKA-SKPD. Pada tahapan penyusunan RKA ini, Upaya peningkatan kualitas perencanaan pengadaan dapat dilakukan. Bagaimana cara mengupayakan peningkatan kualitas perencanaan pengadaan?

Peningkatan Kualitas Perencanaan Pengadaan dapat dilakukan dengan optimalisasi kinerja para pelaku pengadaan pada tahapan ini, terutama optimalisasi peran penting Pengguna Anggaran dengan langkah-langkah stratejik sebagai berikut :

a.    PA selaku penanggungjawab kegiatan, dalam melakukan penyusunan RKA yang didalamnya terdapat pengadaan barang/jasa telah mempertimbangkan hal-hal sebagai berikut :

1)    Identifikasi kebutuhan barang/jasa sesuai Rencana Kerja;

2)    Penyusunan spesifikasi teknis/KAK sesuai kebutuhan;

3)    Ketersedian barang/jasa dan/atau penyedia di pasar;

4)    Ketersediaan barang/jasa yang dibutuhkan dalam bentuk produk/jasa dalam negeri; dan

5)    Penyusunan RAB sesuai spesifikasi teknis/KAK sebagai dasar pengusulan anggaran

b.    PA selaku penanggungjawab kegiatan, dalam melakukan penyusunan RKA perlu mempertimbangkan untuk melibatkan para pihak dalam ekosistem pengadaan antara lain :

1)    UKPBJ, termasuk pengelola pengadaan barang/jasa, personel lainnya dan agen pengadaan; dan

2)    APIP masing-masing K/L/P/D

c.     Dalam penyusunan Perencanaan Pengadaan, PA/KPA dan PPK perlu mempertimbangkan :

1)    Hasil monitoring evaluasi pada tahun sebelumnya;

2)    Analisa pasar; dan/atau

3)    Rekomendasi strategi pengadaan

yang dilakukan atau didapat dari berbagai sumber, antara lain : laporan evaluasi pengadaan yang dilakukan oleh UKPBJ dan APIP masing-masing K/L/PD, rekomendasi LKPP atau BPKP.

Dengan demikian dapat disimpulkan, dalam upaya peningkatan kualitas perencanaan pengadaan dapat dimulai pada tahapan penyusunan RKA, terutama yang terdapat pengadaan barang/jasanya dilakukan dengan serangkaian kegiatan identifikasi kebutuhan pengadaan, penyusunan-penyusunan dokumen penting misalnya spesifikasi teknis/KAK, penyusunan RAB untuk menggambarkan biaya yang diperlukan untuk menyelenggarakan kegiatan yang akan dilaksanakan hingga penguatan organisasi pengadaan dengan pelibatan para pihak serta optimalisasi penggunaan data seperti hasil monev, analisis pasar maupun rekomendasi-rekomendasi dari LKPP maupun BPKP. Dokumen-dokumen penting tersebut idealnya dipresentasikan dan dibahas bersama dengan TAPD pada saat verifikasi RKA PD. Dengan demikian, pada bulan ini (bulan September ketika tulisan ini dimuat) adalah saat terbaik bagi para PA/KPA/PPK untuk melakukan upaya-upaya peningkatan kualitas perencanaan pengadaan bersamaan dengan penyusunan RKA yang sedang berlangsung pada saat ini, sehingga pada saat pembahasan Raperda APBD pada rentang bulan Oktober – Nopember, maka dokumen-dokumen pendukung seperti dokumen Identifikasi Kebutuhan Pengadaan, Spesifikasi Teknis/KAK, RAB, Analisa Pasar telah tersedia dan menjadi dasar pertimbangan penyusunan perencanaan pengadaan, yang kemudian akan direviu kembali pada tahapan persiapan pengadaan.

Apa peran penting PPK dalam pencapaian tujuan pengadaan?

PPK memiliki peran penting dalam mewujudkan tujuan pengadaan semenjak tahapan perencanaan pengadaan, antara lain dengan memperhatikan sebagai berikut :

1)    Mengalokasikan paling sedikit 40% (empat puluh persen) dari nilai anggaran belanja barang/jasa yang dikelolanya untuk penggunaan produk usaha kecil dan/atau koperasi dari hasil produksi dalam negeri ;

2)    Kewajiban penggunaan produk dalam negeri, termasuk rancang bangun dan perekayasaan nasional, apabila terdapat produk dalam negeri yang memiliki penjumlahan nilai Tingkat Komponen Dalam Negeri ditambah dengan Bobot Manfaat Perusahaan (BMP) paling sedikit 40% (empat puluh persen). Nilai TKDN dan BMP mengacu pada daftar inventarisasi barang/jasa produksi dalam negeri yang diterbitkan oleh Kementerian yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang Perindustrian;

3)    Pelaksanaan pengadaan berkelanjutan. 

Pengadaan yang berkelanjutan adalah pengadaan barang/jasa yang mempertimbangkan aspek ekonomi, sosial dan lingkungan. Salah satu bagian pengadaan yang berkelanjutan adalah pengadaan barang/jasa Ramah Lingkungan Hidup, yaitu pengadaan barang/jasa yang memprioritaskan barang/jasa yang berlabel Ramah Lingkungan Hidup. Barang/jasa yang berlabel Ramah Lingkungan Hidup diberikan kepada barang/jasa, termasuk teknologi yang telah menerapkan prinsip pelestarian, perlindungan dan pengelolaan lingkungan hidup.

Daftar barang/jasa yang berlabel ramah lingkungan hidup diterbitkan oleh Kementerian yang menyelenggarakan urusan di bidang lingkungan hdiup dan kehutanan. Daftar barang/jasa tersebut dapat dilihat melalui website resmi Kementerian yang menyelenggarakan urusan di bidang lingkungan hdiup dan kehutanan.

4)    Pemanfaatan barang/jasa hasil penelitian dalam negeri.

Damikian uraian mengenai perencanaan pengadaan barang/jasa pemerintah dan upaya peningkatan kualitas perencanaan pengadaan barang/jasa pemerintah, semoga dapat memantik diskusi dan memberikan gambaran untuk pemahaman yang lebih baik. Tulisan ini akan dilengkapi dengan tulisan berikutnya mengenai Langkah-Langkah Perencanaan Pengadaan, Strategi dan Pencegahan Korupsi pada Tahapan Perencanaan Pengadaan.