PENINGKATAN KUALITAS PERENCANAAN PENGADAAN SEBAGAI STRATEGI DALAM MENGHADAPI BERKURANGNYA APBD PADA TAHUN ANGGARAN 2026

Beberapa hari ini kita diramaikan dengan diskusi akan berkurangnya APBD pada Tahun Anggaran 2026. Berkurangnya APBD di Tahun Anggaran 2026 diakibatkan oleh berkurangnya nilai dana Transfer ke Daerah (TKD) dari Pemerintah Pusat. Khusus untuk Kabupaten Berau, TKD ini akan berkurang sekira 50% atau senilai Rp. 1,3 Triliun saja, sehingga diproyeksikan APBD Tahun 2026 hanya sekira Rp. 2.6 Triliun. Bupati Berau telah menyatakan bahwa akibat pengurangan dana TKD tersebut akan berdampak luas terhadap program prioritas pemerintah hingga pembangunan infrastruktur, dengan rincian bahwa setengah dari proyeksi APBD atau sekira Rp. 1,3 Triliun akan digunakan untuk keperluan belanja pegawai, sehingga setengahnya lagi akan digunakan untuk kegiatan pembangunan.

Berkurangnya APBD Tahun Anggaran 2026 menjadi lebih dari setengah dari nilai APBD Tahun 2025, menjadi tantangan tersendiri bagi Pemerintah Kabupaten Berau dalam menjalankan pembangunan dan layanan kepada masyarakat sesuai visi misi yang telah ditetapkan. Dengan berkurangnya APBD, prioritasi pembangunan harus dipertajam lagi dan dikomunikasikan dengan baik kepada masyarakat.   Isu pengurangan TKD ini bertepatan dengan momen perencanaan dan penganggaran  sehingga SKPD dapat  melakukan penyesuaian-penyesuaian sesuai prioritas pembangunan berdasarkan visi misi Kepala Daerah.

Dalam perspektif pengadaan/barang jasa pemerintah, berkurangnya APBD pada Tahun Anggaran 2026, berarti akan berimbas langsung pada kegiatan yang terdapat pengadaan barang/jasa. Pengurangan anggaran untuk kegiatan yang memuat barang/jasa, harus dipandang sebagai sebuah tantangan dengan mengedepankan asas prioritas kepada kegiatan-kegiatan pengadaan barang/jasa yang berdampak kepada masyarakat. Pengadaan barang/jasa yang berdampak kepada masyarakat dapat melalui pendekatan pencapaian tujuan pengadaan pada tahap awal dari proses pengadaan barang/jasa yaitu tahapan perencanaan pengadaan.

Perencanaan Pengadaan sebagai tahapan awal dalam proses pengadaan barang/jasa pemerintah dapat dipandang sebagai bagian dari strategi dalam pencapaian tujuan pengadaan. Tujuan Pengadaan yang menghasilkan value for money dapat diartikan sebagai upaya terbaik yang dilakukan untuk mencapai tujuan pengadaan dalam mendapatkan barang/jasa yang tepat kualitas, tepat kuantitas, tepat waktu, tepat sumber dan tepat harga sesuai prinsip dan etika pengadaan.

Peningkatan kualitas perencanaan pengadaan merupakan upaya yang sangat penting dalam pencapaian tujuan-tujuan pengadaan. Tujuan pengadaan meliputi : pengadaan yang menghasilkan value for money, peningkatan penggunaan produk dalam negeri, meningkatkan peran usaha mikro, kecil dan koperasi, meningkatkan pelaku usaha nasional, mendukung pelaksanaan penelitian dan pemanfaatan barang/jasa hasil penelitian, meningkatkan keikutsertaan industri kreatif, mewujudkan pemerataan ekonomi dan perluasan kesempatan usaha dan meningkatkan pengadaan yang berkelanjutan. Tujuan-tujuan pengadaan, terutama tujuan mewujudkan pemerataan ekonomi dan perluasan kesempatan usaha menjadi sangat relevan dalam menjawab isu-isu terakhir dinamika yang berkembang di masyarakat, dapat memperkuat pertumbuhan ekonomi karena sudah terbukti bahwa konsumsi masyarakat memiliki peran penting pada saat krisis ekonomi melanda Indonesia pada akhir tahun 90 an.

Sebagaimana diuraikan pada tulisan sebelumnya, bahwa para pelaku pengadaan yang memiliki peran penting pada tahapan perencanaan pengadaan adalah Pengguna Anggaran dan Pejabat Pembuat Komitmen serta Kuasa Pengguna Anggaran apabila Pengguna Anggaran mendelegasikan tugas dan kewenangan perencanaan pengadaan kepadanya. Uraian tugas dan kewenangan para pelaku pengadaan pada tahapan perencanaan pengadaan dapat dibaca kembali pada artikel sebelumnya.

Sebagaimana dikutip dari situs beraukab.go.id, sebelum ada isu pengurangan TKD untuk proyeksi APBD Kabupaten Berau Tahun 2026, pada tahap Penetapan Kebijakan Umum Anggaran dan Prioritas Plafon (KUA-PPAS)  dengan proyeksi Pendapatan senilai Rp. 4,182 Triliun, proyeksi belanja senilai Rp. 4,764 Triliun dan proyeksi pembiayaan senilai Rp. 581,17 miliar. Kesepakatan KUA-PPAS ini telah disepakati oleh DPRD bersama Bupati Berau di Ruang Rapat Komisi DPRD Kabupaten Berau pada tanggal 18 Agustus 2025, sehingga diharapkan bulan September-Oktober ini SKPD telah selesai menyusun dokumen RKA-SKPD. Namun, setelah itu muncul isu pengurangan TKD sehingga PD harus segera menindaklanjutinya dengan penyesuaian-penyesuaian. 

Dalam menghadapi pengurangan TKD, sesuai tugas dan kewenangannya Pengguna Anggaran memiliki peran yang strategis,  yang bermakna bahwa Pengguna Anggaran dalam setiap tahapan pengadaan barang/jasa dimulai dari identifikasi kebutuhan hingga serah terima pekerjaan dapat menerapkan strategi-strategi sehingga ditengah keterbatasan anggaran dapat menghasilkan pengadaan barang/jasa yang bukan hanya memenuhi tujuan organisasi namun hasilnya berdampak terhadap masyarakat. Identifikasi Kebutuhan saat ini tidak menjadi bagian dari Perencanaan pengadaan, namun ditempatkan sebagai sebuah strategi dalam peningkatan kualitas perencanaan pengadaan pada saat penyusunan RKA-PD. Peningkatan Kualitas Perencanaan Pengadaan dapat dilakukan dengan optimalisasi kinerja Pengguna Anggaran dengan langkah-langkah penting sebagai berikut :

a.    PA selaku penanggungjawab kegiatan, dalam melakukan penyusunan RKA yang didalamnya terdapat pengadaan barang/jasa telah mempertimbangkan hal-hal sebagai berikut :

1)    Identifikasi kebutuhan barang/jasa sesuai Rencana Kerja (Renja)

Identifikasi kebutuhan barang/jasa merupakan tahapan awal dari Perencanaan Pengadaan yang dilakukan pada tahun anggaran berjalan untuk kegiatan di tahun anggaran berikutnya. Proses identifikasi kebutuhan barang/jasa dilakukan berdasarkan rencana kegiatan yang ada dalam Rencana Kerja Satuan Kerja Perangkat Daerah (Renja-SKPD). Identifikasi kebutuhan barang/jasa adalah kegiatan mencari, mengumpulkan, meneliti serta mencatat data dan informasi akan kebutuhan barang/jasa yang bertujuan untuk mendukung pencapaian indikator kinerja yang terdapat pada Renja-SKPD. Hasil identifikasi kebutuhan antara lain mencakup nama barang/jasa, kriteria barang/jasa, kriteria pelaku usaha, uraian pekerjaan dan lokasi pekerjaan.

Pengguna Anggaran dalam menyusun Identifikasi Kebutuhan secara umum memperhatikan hal-hal sebagai berikut :

a)    Prinsip efisien dan efektif dalam Pengadaan Barang/Jasa

Efisien yang dimaksud adalah Pengadaan Barang/Jasa harus diusahakan dengan menggunakan dana dan daya yang minimum untuk mencapai kualitas dan sasaran dalam waktu yang ditetapkan atau menggunakan dana yang telah ditetapkan untuk mencapai hasil dan sasaran dengan kualitas yang maksimum sebagaimana yang direncanakan. Efektif yang dimaksud adalah Pengadaan Barang/Jasa harus sesuai dengan kebutuhan dan sasaran yang telah ditetapkan serta memberikan manfaat yang sebesar-besarnya. 

b)    Aspek pengadaan berkelanjutan

Pengadaan berkelanjutan merupakan Pengadaan Barang/Jasa yang bertujuan untuk mencapai nilai manfaat yang menguntungkan secara ekonomis tidak hanya untuk K/L/PD sebagai penggunanya tetapi juga untuk Masyarakat, serta signifikan mengurangi dampak negatif terhadap lingkungan dalam keseluruhan siklus penggunaannya. Pengadaan berkelanjutan memperhatikan 3 (tiga) aspek yaitu ekonomi, sosial dan lingkungan :

-       Aspek ekonomi meliputi biaya produksi barang/jasa sepanjang usia barang/jasa tersebut.

-       Aspek sosial meliputi pemberdayaan usaha kecil, jaminan kondisi kerja dan adil, pemberdayaan komunitas/usaha lokal, kesetaraan, dan keberagaman.

-       Aspek lingkungan hidup meliputi pengurangan dampak negatif terhadap kesehatan, kualitas udara, kualitas tanah dan menggunakan sumberdaya alam sesuai dengan peraturan perundangan

Daftar barang/jasa yang berlabel ramah lingkungan hidup diterbitkan oleh Kementerian yang menyelenggarakan urusan di bidang lingkungan hdiup dan kehutanan. Daftar barang/jasa tersebut dapat dilihat melalui website resmi Kementerian yang menyelenggarakan urusan di bidang lingkungan hdiup dan kehutanan.

c)    Penilaian prioritas kebutuhan

Penilaian prioritas kebutuhan terkait dengan penentuan barang/jasa yang karena sifat kebutuhannya perlu didahulukan proses pengadaannya sehingga barang/jasa yang dibutuhkan tersedia tepat waktu. Aspek yang perlu diperhatikan dalam menentukan penilaian prioritas kebutuhan antara lain :

-       Tujuan, dampak, dan risiko organisasi;

-       Tingkat urgensi kebutuhan mana yang harus dipilih dan yang harus didahulukan;

-       Ketersediaan anggaran untuk memperoleh barang/jasa yang dibutuhkan;

-       Pemanfaatan dalam jangka pendek, jangka menengah, dan jangka panjang;

-       Kemampuan untuk menggunakan dan mengelola barang yang dibutuhkan.

Pada tahapan identifikasi kebutuhan ini, kita harus berupaya menghindari kegiatan identifikasi kebutuhan berdasarkan kebutuhan semu dan tidak relevan. Menurut Rizal dan Khalid, 2025, kebutuhan semu dan tidak relevan yang sering terjadi, antara lain :

a.    Permintaan karena anggaran sudah ada

b.    Permintaan yang hanya menyalin dari tahun sebelumnya;

c.     Permintaan yang dipicu oleh vendor;

d.    Permintaan berdasarkan selera pribadi atau kepentingan individu

d)    Konsolidasi pengadaan barang/jasa

Konsolidasi pada pengadaan pada tahapan identifikasi kebutuhan dilakukan dengan menganalisis kebutuhan pengadaan barang/jasa terhadap potensi yang dilaksanakan secara konsolidasi berdasarkan komoditas serta kesatuan sistem barang/jasa. Dalam praktiknya, menurut Gamas, 2022, Klasifikasi Baku Komoditas Indonesia (KBKI), Klasifikasi Lapangan Usaha Indonesia (KBLI) dan Klasifikasi Baku Jenis Pekerjaan Indonesia (KBJI) yang luas dapat digunakan dalam proses pengadaan.

2)    Penyusunan spesifikasi teknis/KAK sesuai kebutuhan; 

Spesifikasi Teknis digunakan untuk pengadaan barang, pekerjaan konstruksi dan jasa lainnya. Penyusunan spesifikasi teknis dilakukan setelah diperoleh informasi terkait barang/jasa yang dibutuhkan dari proses identifikasi kebutuhan dan penetapan barang/jasa. Selanjutnya spesifikasi teknis disusun dengan memasukkan paling sedikit spesifikasi mutu/kualitas, spesifikasi jumlah, spesifikasi waktu dan spesifikasi pelayanan.

Sedangkan Kerangka Acuan Kerja (KAK) digunakan untk pengadaan Jasa Konsultansi. KAK untuk penyedia jasa konsultansi paling sedikit berisi uraian pekerjaan yang akan dilaksanakan, waktu pelaksanaan, spesifikasi teknis, sumber pendanaan dan besarnya total biaya pekerjaan.

Menurut Rizal dan Khalid, 2025, terdapat beberapa prinsip yang perlu dijaga dalam menyusun spesifikasi yaitu :

a.    Fungsional. Fokus pada fungsi dan kinerja yang diharapkan, bukan pada bentuk atau merek tertentu. Misalnya, “printer yang dapat mencetak 40 halaman per menit” lebih baik dariada “pinter merek X tipe Y”

b.    Terukur dan objektif. Gunakan parameter yang dapat diuji atau diverifikasi.

c.     Terbuka untuk persaingan. Spesifikasi tidak boleh mengarah hanya pada satu produk, satu penyedia atau satu Solusi. Jika sangat spesifik, perlu disertai justifikasi dan ruang untuk penawaran yang setara (equivalent)

d.    Sesuai konteks penggunaan. Spesifikasi yang terlalu tinggi bisa mahal dan mubazir, sementara spesifikasi yang terlalu rendah bisa menyebabkan ketidaksesuaian fungsi. Kuncinya menyesuaikan dengan kebutuhan riil, bukan karena gensi atau keinginan semata.

3)    Ketersedian barang/jasa dan/atau penyedia di pasar;

Untuk memastikan ketersediaan pelaku usaha dengan melakukan survei pasar, melihat kualifikasi pelaku usaha, riwayat pelaku usaha dan mencari referensi terkait agar diperoleh penyedia yang sesuai dengan kebutuhan dalam melaksanakan pekerjaan diselaraskan dengan kondisi pasar antara lain kesiapan/ketersediaan pasar untuk menyediakan barang/jasa.

Juga mempertimbangkan barang/jasa pada katalog elektronik sebagai bahan masukan dalam hal ada atau tidaknya ketersediaan barang/jasa dan pelaku usaha yang mampu.

4)    Ketersediaan barang/jasa yang dibutuhkan dalam bentuk produk/jasa dalam negeri. 

Dalam melakukan identifikasi kebutuhan barang/jasa dapat memanfaatkan data historis pengadaan atau pembelian pada periode sebelumnya, melalui proses spend analysis. Ini merupakan salah satu langkah dasar dalam penyusunan Perencanaan Pengadaan guna membangun strategi pengadaan yang tepat dengan memanfaatkan data masa lalu untuk memperkirakan kebutuhan masa yang akan datang secara lebih baik. Proses Spend Analysis diawali pada tahap input dengan mengumpulkan data belanja pengadaanperiode sebelumnya. Data yang dimaksud harus memenuhi kriteria akurat dan sah, dimana data tersebut dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya. Tahap selanjutnya adalah pemrosesan terhadap data belanja pengadaan periode sebelumnya yang dilakukan dengan analisis yang tepat dan menyeluruh untuk mendapatkan informasi lengkap yang mendukung penyusunan strategi dan rencana pengadaan. Setelah data-data input diproses melalui proses analisis, disimpulkan hasil akhir yang dapat digunakan sebagai dasar untuk pengambilan keputusan yang strategis mengenai identifikasi kebutuhan untuk masa yang akan datang. Data-data tersebut dapat diperoleh dari data RUP, data pemilihan data kontrak dan data lainnya yang terkait.

Dalam praktiknya, PPK memperhatikan :

1)      Mengalokasikan paling sedikit 40% (empat puluh persen) dari nilai anggaran belanja barang/jasa yang dikelolanya untuk penggunaan produk usaha kecil dan/atau koperasi dari hasil produksi dalam negeri ;

2)      Kewajiban penggunaan produk dalam negeri, termasuk rancang bangun dan perekayasaan nasional, apabila terdapat produk dalam negeri yang memiliki penjumlahan nilai Tingkat Komponen Dalam Negeri ditambah dengan Bobot Manfaat Perusahaan (BMP) paling sedikit 40% (empat puluh persen). Nilai TKDN dan BMP mengacu pada daftar inventarisasi barang/jasa produksi dalam negeri yang diterbitkan oleh Kementerian yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang Perindustrian;

5)    Penyusunan RAB sesuai spesifikasi teknis/KAK sebagai dasar pengusulan anggaran

Berdasarkan hasil penyusunan Spesifikasi/KAK pada tahapan sebelumnya, penyusunan RAB dapat diperoleh dari hasil spend analysis paket pengadaan pada periode sebelumnya, aturan yang berlaku, data harga dari internet, informasi dari beberapa pemasok ataupun gabungan dari sumber-sumber tersebut yang terperinci atau sumber-sumber lain. Data untuk penyusunan perkiraan biaya/RAB sebagai dasar pengusulan anggaran dapat bersumber dari internal dan eksternal organisasi.

A)   Sumber Internal

Data dari sumber internal adalah data atau informasi yang berasal dari dalam organisasi, seperti informais mengenai pembelanjaan periode sebelumnya yang merupakan hasil dari Spend Analysis. Selain itu, data internal juga bisa didapat dari satuan atau unit kerja lainnya yang dapat digunakan sebagi pembanding terhadap harg ataupun data harga penawaran pada pengadaan periode sebelumnya.

B)   Sumber Eksternal

Data dari sumber eksternal adalah data yang berasal dari luar organisasi, seperti publikasi dari media ataupun sumber informasi lainnya. Sumber eksternal diperlukan untuk memverifikasi harga yang ada dalam anggaran internal organisasi terhadap harga pasar, atau sebagai acuan penentuan harga (benchmark). Informasi ini bisa didapatkan dari internet, calon pemasok, asosiasi, atau publikasi daftar harga. Selain informasi harga, informasi dari eksternal juga mencakup informasi mengenai hal yang mempengaruhi perubahan dan pergerakan harga seperti tingkat inflasi, keterbatasan/kelebihan persediaan, ketergantungan terhadap pemasok tertentu, pergerakan harga komoditas domestik atau dunia, perubahan peraturan pemerintah, perubahan nilai tukar uang, dan lain-lain. Dengan memperhitungkan informasi internal dan eksternal tersebut, perkiraan biaya/RAB dapat disusun dengan lebih tepat dan efisien. Salah satu langkah awal dalam penyusunan perkiraan biaya/RAB adalah mengetahui komponen-komponen kegiatan yang mendukung pencapaian sebuah pekerjaan dalam rencana organisasi tersebut. Komponen kegiatan bisa diidentifikasi ketika lingkup pekerjaan yang bersangkutan telah diuraikan dengan lengkap dan jelas.

Hal penting dalam peningkatan kualitas perencanaan pengadaan adalah dokumentasi proses. Rakhman, 2022, memberikan formulasi pendokumentasian untuk proses penyusunan spesifikasi teknis/KAK dan perkiraan harga dalam bentuk 11 Formulasi Dokumen Penyusunan Spesifikasi Teknis/KAK dan Perkiraan Harga, dapat dijadikan referensi dengan penyesuaian-penyesuaian sesuai kebutuhan organisasi.

Upaya-upaya PA lainnya dalam peningkatan kualitas perencanaan pengadaan adalah :

b.    PA selaku penanggungjawab kegiatan, dalam melakukan penyusunan RKA perlu mempertimbangkan untuk melibatkan para pihak dalam ekosistem pengadaan antara lain :

1)    UKPBJ, termasuk pengelola pengadaan barang/jasa, personel lainnya dan agen pengadaan; dan

2)    APIP masing-masing K/L/P/D

c.     Dalam penyusunan Perencanaan Pengadaan, PA/KPA dan PPK perlu mempertimbangkan :

1)    Hasil monitoring evaluasi pada tahun sebelumnya;

2)    Analisa pasar; dan/atau

3)    Rekomendasi strategi pengadaan

yang dilakukan atau didapat dari berbagai sumber, antara lain : laporan evaluasi pengadaan yang dilakukan oleh UKPBJ dan APIP masing-masing K/L/PD, rekomendasi LKPP atau BPKP.

Dengan demikian dapat disimpulkan, dalam menghadapi isu pengurangan APBD Tahun 2026 Pengguna Anggaran sesuai tugas dan kewenangannya melakukan upaya-upaya strategis dalam rangka peningkatan kualitas perencanaan pengadaan yaitu dapat dimulai pada tahapan penyusunan RKA, terutama pada kegiatan yang terdapat pengadaan barang/jasanya dilakukan dimulai dari kegiatan identifikasi kebutuhan pengadaan. Berdasarkan identifikasi kebutuhan, selanjutnya  disusun dokumen spesifikasi teknis/KAK, yang ditindaklanjuti dengan penyusunan RAB untuk menggambarkan biaya yang diperlukan sesuai spesifikasi teknis/KAK. Dalam setiap proses peningkataan kualitas perencanaan pengadaan dalam penyusunan RKA, PA melibatkan para pihak dalam ekosistem pengadaan yaitu Bagian Pengadaan Barang dan Jasa serta Inspektorat. Strategi lainnya adalah pada saat perencanaan pengadaan PA/KPA/PPK mempertimbangkan data seperti hasil monev tahun sebelumnya, data analisis pasar maupun rekomendasi-rekomendasi strategi pengadaan. 

Dengan demikian, pada saat asistensi anggaran untuk tahun anggaran 2026 untuk melakukan penyesuaian-penyesuaian, maka PA/KPA dalam menyajikan RKA yang memuat kegiatan pengadaan barang/jasa telah berdasarkan identifikasi kebutuhan. Berdasarkan dokumen identifikasi kebutuhan dijelaskan alasan-alasan/justifikasi teknis mengapa kegiatan tersebut menjadi prioritas yang harus tetap dilaksanakan disaat menurunnya APBD. Berdasarkan dokumen identifikasi kebutuhan selanjutnya dituangkan dalam bentuk spesifikasi teknis/KAK, yang menjadi dasar untuk perhitungan rencana anggaran dan biaya yang riil sesuai kebutuhan organisasi. 

Upaya peningkatan kualitas perencanaan pengadaan diharapkan menjadi upaya terbaik yang dapat dilakukan dalam menghadapi isu pengurangan APBD Tahun 2026, yaitu upaya-upaya dalam menggunakan sumber dana dan sumber daya yang minimum untuk mendapatkan kualitas dan sasaran pengadaan barang/jasa yang maksimal serta berdampak bagi masyarakat. Semoga.